L’externalisation de la gestion financière

L’externalisation de la gestion financière d’une entreprise consiste à confier tout ou partie des tâches liées à un prestataire externe. Les finances étant le nerf de la guerre, ce n’est pas un acte anodin pour le dirigeant. Outre la réflexion liée au coût du service, le gérant doit avoir confiance en son partenaire. Les deux doivent pouvoir communiquer facilement et régulièrement, afin que le prestataire adhère pleinement à la stratégie financière de l’entreprise.

Cette solution présente des avantages et des inconvénients, le dirigeant fait donc ce choix après avoir pesé le pour et le contre.

Les avantages de l’externalisation de la gestion financière

Gain de temps et d’argent

Externaliser sa gestion financière permet au décideur et à ses employés de rester concentrés sur les activités opérationnelles : vente, satisfaction client, amélioration de la productivité, recherche et développement de nouveaux produits…

Les coûts de personnel sont, de fait, réduits. Pas besoin de salarier un comptable, d’engager des dépenses pour la formation liée aux finances ou d’investir dans d’onéreux logiciels. Cela impacte positivement la rentabilité.

De plus, en fonction de la taille de l’entreprise, la gestion stratégique des ressources financières ne justifie pas forcément l’emploi d’un travailleur, même à temps partiel. La flexibilité de l’externalisation permet d’allouer à la tâche le nombre d’heures hebdomadaires ou mensuelles nécessaires, et pas d’avantage.

Optimisation

Externaliser la gestion financière donne accès à une expertise. Les prestataires sont des spécialistes de leur domaine. Ils ont une connaissance approfondie et régulièrement mise à jour de la réglementation fiscale et financière en vigueur, ainsi que des outils et des pratiques les plus récentes. Cela limite les risques économiques et de conformité. En effet, la fraude ou l’erreur peuvent amener à de lourdes sanctions pécuniaires et judiciaires, pouvant entraîner la faillite dans les cas extrêmes.

Un expert est le vecteur de précieux conseils. Il est en mesure d’initier rapidement de nouveaux processus menant à une organisation optimale. Il œuvre, par exemple, pour une gestion plus efficace de la trésorerie ou de la productivité.

Ainsi, le recours à l’externalisation financière apporte une certaine sérénité au chef d’entreprise.

Les inconvénients d’externaliser la gestion financière

Le coût

Comme toute prestation, le recours à un organisme extérieur pour la gestion d’une entreprise représente un budget. En fonction de la taille de la société, des spécificités éventuellement liées à l’activité, du nombre de tâches déléguées et du nombre d’heures allouées, il a plus ou moins d’impact. Sur une petite structure, ce budget n’est le plus souvent pas justifié.

Les risques

Le prestataire a forcément accès à des données sensibles sur les finances de l’entreprise, ce qui peut remettre en cause la confidentialité et la sécurité. En sous-traitant sa gestion financière, le chef d’entreprise perd un peu le contrôle de sa stratégie.

Certaines sociétés spécialisées sont situées à l’étranger, parfois même sur un autre fuseau horaire, ce qui peut générer des problèmes de communication.

Faire appel à un expert réduit les risques juridiques, fiscaux et de conformité, si et seulement s’il s’agit d’un professionnel sérieux. Dans le cas contraire, tous ces risques sont accrus. Pour les limiter, il faut s’assurer d’avoir recours à un prestataire de confiance.

Choisir un bon prestataire pour s’occuper de sa gestion financière

Bien évaluer ses besoins

Pour commencer, il est indispensable de déterminer les tâches que l’on souhaite externaliser. Il peut s’agir de la totalité de la gestion financière ou seulement la gestion des paies, de la fiscalité (impôts, TVA, URSSAF), de la comptabilité, du suivi des stocks…

Mener l’enquête

Une fois que les impératifs sont identifiés, il s’agit de trouver les professionnels en mesure d’y répondre. Outre la recommandation d’un pair ou le réseautage, la recherche internet reste le principal outil, notamment grâce aux annuaires professionnels.

La réputation

Partant du principe qu’un client mécontent communique 10 fois plus qu’un client satisfait, il faut aller à la chasse aux témoignages. De nos jours, la réputation en ligne fait foi.

Il est possible de trouver de nombreux sites spécialisés ou forums d’entrepreneurs qui échangent sur leurs vécus. Il ne faut pas négliger les réseaux sociaux qui apportent aussi de précieuses informations. L’entreprise a tout intérêt à se renseigner sur chacun des partenaires potentiels identifiés.

Le respect de la réglementation

Il est indispensable de questionner son interlocuteur sur son expérience, ses compétences, ses éventuelles certifications. Son respect de la conformité et de la confidentialité est primordial, car cela peut avoir de graves incidences sur la gestion financière.

Avant d’en arriver à l’entretien, il est possible d’obtenir des données préalables sur le gérant, via des sites spécialisés. Le site internet de l’entreprise est également une mine d’informations, notamment grâce au renseignement des mentions légales.

Comparer les offres

Le but est d’opter pour celle qui présente le meilleur rapport qualité-prix. Le coût compte, mais il faut surtout regarder à quoi il correspond. Il faut bien éplucher les conditions générales et particulières du contrat avant signature, mais aussi se mettre d’accord sur la manière de communiquer (joignabilité, gestion des conflits, SAV).

Externaliser la gestion financière de l’entreprise revêt, comme toute solution, des avantages et des inconvénients. Son intérêt est donc à évaluer au cas par cas, en fonction du coût proportionnel à l’activité, des bénéfices attendus et de la possibilité de limiter les risques associés. Quoiqu’il en soit, avant de se lancer, il est crucial de s’assurer que son choix porte sur un prestataire fiable et compétent.