La gestion de la dématérialisation des factures

Much Consulting

Articles

Avec la digitalisation des entreprises, de nombreux processus internes ont changé. Les structures peuvent opter pour une dématérialisation des factures afin de passer d’un processus complexe, chronophage et à faible valeur ajoutée à un processus automatisé et sécurisé.

La digitalisation des processus internes s’accompagne de certaines contraintes qu’il faut connaître à l’avance pour garantir une transition réussie. C’est justement dans cette optique que des fonctionnalités plus avancées sont mises en place afin de faciliter la dématérialisation et la gestion des factures tout en garantissant à la fois une extrême facilité d’accès et de paramétrage.

La dématérialisation des factures 

Dématérialiser les factures consiste en effet à transformer les processus manuels reposant sur les échanges de documents et factures papier en un traitement numérique automatisé. Tout le processus se base donc sur des documents numériques, qui peuvent être sous différents formats.

Dans les premiers cas, les documents en question peuvent figurer sous un format électrique sous forme de fichiers structurés. C’est le cas notamment des documents de type XML, CSV ou EDI. Ils peuvent également exister sous forme de fichiers non structurés, tels que les documents PDF.

Dans d’autres cas, les documents peuvent être préalablement numérisés de manières différentes. Par exemple : en scannant des documents en papier. Mais la numérisation peut également s’effectuer grâce à la lecture automatique de document (LAD) ou la reconnaissance de caractère.

La dématérialisation des factures 

Une obligation légale des entreprises

Avec la directive européenne 2010-45 CE, l’État français a commencé l’incitation à la transition numérique des entreprises. Cela a notamment entraîné la mise en place d’une nouvelle législation de la facture dématérialisée.

Ce faisant, la facturation électronique peut alors se faire par trois manières, notamment par PDF simple, par PDF signé ou par EDI. Faisant suite à la directive, plusieurs dispositions renforcent l’usage des factures dématérialisées dans les structures et établissements publics.

Les trois formats possibles de facturation électronique

La facturation en PDF simple impose de mettre en place des contrôles permanents et documentés. Le but est en effet d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou services correspondants.

Le second moyen est le PDF signé. Comme son nom l’indique, cette voie nécessite d’apposer une signature électronique avancée qui sera créée par un dispositif de création de signatures sécurisées.

La troisième voie de facturation électronique proposée par la loi se nomme l’EDI. Elle repose sur l’échange de données informatisées. Ces échanges doivent répondre aux normes prévues par le Code général des Impôts.

L’archivage légal et l’horodatage

En effet, les solutions de dématérialisation doivent pouvoir couvrir le cycle de vie des factures et des documents jusqu’à son terme. Ce faisant, les factures électroniques doivent alors être archivées pour une durée maximale de 10 ans. Cela concerne à la fois les documents nativement numériques et ceux en version papier à travers la réalisation d’une copie fiable selon la norme AFNOR NF 42.013.

La signature électronique par un certificat référentiel général de sécurité (RGS) est également une obligation permettant de garantir l’intégrité des documents. Dans cette même optique, la solution de dématérialisation doit intégrer l’horodatage et documenter les procédures d’archivage et de contrôles effectués. Toutes ces opérations doivent s’effectuer de la manière la plus fluide et la plus ergonomique possible.

L’intérêt de la dématérialisation des factures 

La dématérialisation des factures est en effet une solution qui répond à de nombreuses difficultés relevées par l’utilisation d’un processus de traitement matériel non dématérialisé.

Les enjeux liés au traitement manuel et en version papier des factures

Le traitement manuel des factures en version papier expose en effet les entreprises et les établissements publics à divers soucis dans le cadre de leur gestion. Cela concerne notamment :

  • Les coûts de traitement ;
  • Les pertes de documents ;
  • Le manque de visibilité ;
  • Les erreurs de paiement de factures ;
  • Le manque de traçabilité ;
  • Etc.

Tous ces problèmes viennent justifier le recours à la dématérialisation des factures. Il faut savoir en effet que le coût de traitement manuel d’une facture en version papier est estimé à environ 14 euros. Quant à celui du stockage, il est estimé à 3.25 €.

En termes de factures mal classées ou perdues, il faut compter environ 110 € pour les rechercher ou environ 200 € pour les reproduire. Mis à part ces divers coûts associés, il faut également relever d’autres coûts indirects qui peuvent être difficilement chiffrables. À savoir par exemple le temps perdu dans la gestion d’appels fournisseurs et des retards de paiement de factures.

Les avantages de la dématérialisation

Dans tous les cas, les experts-comptables témoignent également du bénéfice de la dématérialisation des factures. Cela implique notamment la réduction drastique du nombre d’erreurs, des litiges et des retards en plus de la fiabilisation et de la sécurisation du processus de traitement. Sans parler du renforcement de la transparence ainsi que la traçabilité des échanges et les gains en productivité.

L’intérêt de la dématérialisation des factures 

Exemples d’outils pour la dématérialisation des factures

Les entreprises peuvent utiliser plusieurs outils et technologies pour dématérialiser les documents incluant notamment les factures. Voici donc quelques exemples :

  • La LAD ou la lecture automatique de documents qui permet de collecter et de lire les informations contenues dans un document avant de les transformer en format numérique ;
  • La RAD ou la reconnaissance automatique de documents qui reconnaît de matière automatique les documents en vue de déterminer leur nature et leurs différences ;
  • La reconnaissance optique ou intelligente de caractères (OCR/IRC).

Il existe également de nombreux autres logiciels de gestion électronique de documents sur le marché parmi lesquels l’entreprise peut choisir. Pour maximiser les bénéfices, il est essentiel de bien choisir le logiciel adapté à la structure. Plusieurs critères doivent donc être pris en compte dans ce cas. Par exemple :  les aspects fonctionnels, technologiques et pratiques. Sans oublier bien évidemment les prix.

Parmi ceux-ci, le logiciel Yooz automatise les processus d’achat dès que la demande est émise jusqu’au traitement de la facture fournisseur. Il distingue également les différentes pièces comptables que ce soit une facture ou un bon de commande et effectue un rapprochement automatique de la demande d’achat.

2 réflexions au sujet de “La gestion de la dématérialisation des factures”

Laisser un commentaire

Logo de much consulting le cabinet numéro 1 en france pour les freelances en contrôle de gestion

MUCH Consulting : Votre partenaire en contrôle de gestion freelance. Nous connectons les entreprises avec les meilleurs experts pour optimiser votre performance financière.

Contact

MUCH CONSULTING

149, Avenue du Maine,

75014, Paris