La gestion des notes de frais devient complexe avec le développement des entreprises et les dépenses professionnelles qui se multiplient. Pour optimiser cette gestion et simplifier leur traitement, les notes de frais doivent faire l’objet d’une bonne méthode de comptabilisation.
Sommaire :
Il est essentiel d’établir une politique claire afin de maîtriser l’inscription des notes de frais dans la comptabilité de la structure. Une bonne maîtrise des notes de frais vise par la même occasion à limiter les fraudes.
Qu’est-ce que les notes de frais ?
La note de frais désigne un document, en papier ou en version numérique qui permet de suivre les dépenses de l’entreprise. Ce document comprend tous les achats nécessaires à la gestion de l’entreprise (frais d’hébergement, frais de repas, frais de transport…). Cela permet donc au salarié d’obtenir le remboursement des dépenses professionnelles qu’il a engagé au profit de l’entreprise.
Généralement, la démarche est normalisée et repose sur l’utilisation d’un logiciel de note de frais. Certaines entreprises peuvent également faire appel à un processus interne qui peut être plus ou moins efficient en fonction de son fonctionnement. Les notes de frais peuvent être traitées de deux manières différentes, soit au forfait, par l’intermédiaire du versement d’une allocation fixe, soit au réel avec un remboursement au centime près des frais engagés. Pour cela, le salarié doit présenter des justificatifs. Attention, les notes de frais ne couvrent que les dépenses professionnelles légitimes engagées.
Comment bien maîtriser les notes de frais ?
Le processus classique ou manuel de gestion des notes de frais peut être chronophage est coûteux pour l’entreprise. Il fait perdre aux intervenants un temps précieux sans valeur ajoutée. Dans le processus de gestion des notes de frais, le manager doit traiter et approuver les dépenses des équipes, le comptable et la direction financière doivent par la suite s’occuper du traitement comptable et du remboursement.
D’autre part, une saisie manuelle expose à des risques fréquents d’erreurs qui peuvent être bien plus importants que ce que l’on puisse penser. L’archivage physique des justificatifs par ailleurs représente un coût important. Face à ces soucis, il est indispensable d’adopter des techniques plus optimales qui reposent notamment sur l’automatisation et la digitalisation.
La structuration des procédures : identifier les dépenses et plafonner le budget
Cette étape doit précéder la définition d’un outil de gestion. Elle consiste à définir clairement les besoins des salariés. Il s’agit par exemple de besoins en termes de déplacements et toutes les dépenses qui y sont associées. Cela concerne notamment les frais d’hébergement, les budgets de repas, les moyens de transport, etc.
Le but est également de déterminer un plafond de budget à ne pas dépasser après identification de manière claire des dépenses essentielles. L’administration fiscale étant particulièrement stricte, elle peut soumettre les excès à des cotisations sociales. Pour procéder à une identification des dépenses moyennes engagée, il est possible de se référer aux dépenses de l’année précédente.
La digitalisation des procédures
Les erreurs liées à la saisie manuelle des documents imposent de se tourner vers une solution de digitalisation. En plus de faire gagner du temps aux intervenants, Passer par des logiciels de gestion permet également de limiter les erreurs. D’autre part, dématérialiser les justificatifs constitue également une autre technique pour maîtriser les notes de frais.
La valeur probante sera la même que l’on soit face à un document version papier ou à un document en version numérique. Toutefois, il va falloir dans ce cas respecter certaines conditions. Celles-ci peuvent notamment concerner l’enregistrement au format numérique, l’archivage pendant une certaine durée, mais aussi l’apposition d’une signature électronique. À partir des justificatifs numériques, le rapprochement comptable est en effet plus facile.
S’équiper de meilleurs moyens de paiement
Le délai de paiement est un des problèmes critiques dans le cadre du remboursement des notes de frais. La solution à cela consiste à équiper les collaborateurs d’un moyen de paiement adapté, notamment de cartes de paiement. Les meilleures alternatives sont les cartes alimentées par l’entreprise dans lesquelles les sommes sont comptabilisées comme des avances.
Les fraudes sur les notes de frais
Plusieurs raisons peuvent pousser les collaborateurs à tricher sur les notes de frais. Les fraudes en question peuvent prendre plusieurs formes, telles que le remboursement d’une note qui n’a pas été payée ou encore les modifications des montants inscrits sur les factures justificatives.
Les fraudes fréquentes effectuées par les collaborateurs
La multiplication des formes de fraude rend le contrôle des notes de frais plus difficile. Néanmoins, connaître les manœuvres les plus fréquemment utilisées permet à l’entreprise d’être plus efficace. Parmi ceux-ci, il faut reconnaître que les frais engagés lors des déplacements professionnels échappent très souvent au contrôle des chefs d’entreprises. Il y a notamment les fraudes sur les indemnités kilométriques et les frais d’hébergement. Par la suite, une autre fraude bien fréquente porte sur les notes de frais de restaurant. Certains collaborateurs seront tentés de garder les reçus alors même qu’ils sont invités au repas ou encore d’inviter un ou des proches aux frais de l’entreprise.
Comment éviter la fraude sur les notes de frais ?
La première solution pour éviter ces fraudes reste bien évidemment la mise en place d’une politique de contrôle rigoureuse et efficace. Pour cela il est important que les collaborateurs soient soumis à un contrôle en commençant notamment par celui qui possède les dépenses professionnelles les plus élevées par mois.
La seconde solution, et l’une des solutions les plus efficaces. Elle consiste à dématérialiser les reçus des paiements. L’utilisation de l’outil Excel ne sera donc plus utile et laissera la place aux logiciels de gestion et aux cartes bancaires de l’entreprise. Chaque information relative aux dépenses professionnelles engagées sera remontée dans le logiciel de gestion qui sera associé aux cartes de paiement de l’entreprise.
L’utilisation de ces derniers permet par ailleurs d’établir des règles de fonctionnement rigoureuses. Cela concerne par exemple l’existence d’un plafonnement de paiement journalier, hebdomadaire ou mensuel associé à chaque carte. L’utilisation de la carte peut également être liée à un calendrier et à des alertes. Dans tous les cas, ces solutions permettent d’avoir une visibilité complète sur toutes les dépenses réalisées par le collaborateur.
